Procedura zgłaszania naruszeń

1. Podstawa prawna

Podstawą prawną wdrożenia w SPÓŁCE Procedury zgłaszania naruszeń jest art. 24 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

2. Cel

2.1. SPÓŁKA dąży do eliminowania wszelkich nieprawidłowości, które mogą wystąpić w ramach jej organizacji, zapewnienia wysokiego stopnia otwartości i przejrzystości działań oraz ochrony osób zgłaszających naruszania, czemu ma służyć m.in. niniejsza Procedura. Jej celem jest uregulowanie wewnętrznej procedury obowiązującej w SPÓŁCE w zakresie zgłaszania zaistniałych lub potencjalnych naruszeń prawa, do których doszło lub może dojść w organizacji, wskazania warunków objęcia ochroną Sygnalistów, Osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia lub Osób powiązanych ze zgłaszającym oraz uregulowanie zasad rozpoznawania tych Zgłoszeń.

2.2. Zasady postępowania określone Procedurą umożliwią SPÓŁCE uzyskanie wglądu w informacje o nieprawidłowościach i szybkie reagowanie na problemy, jak również zapewnią skuteczne narzędzie ogólnego monitorowania i analizowania zgłaszanych naruszeń.

‌3. Definicje

Pojęciom używanym w niniejszym dokumencie nadaje się następujące znaczenie:

a) SPÓŁKA – Tar Heel Capital Pathfinder VC spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą przy ul. Burakowskiej 5/7, 01-064 Warszawa, Polska, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000731888, REGON: 380225351, NIP: 5272852702;

b) Działania następcze – działanie podjęte przez SPÓŁKĘ w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w Zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa, będącemu przedmiotem Zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie postępowania realizowanego w ramach Procedury;

c) Działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane Powiadomieniem i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę Sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście;

d) Informacja o naruszeniu prawa – informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w SPÓŁCE;

e) Informacja zwrotna – informacja przekazana Sygnaliście na temat planowanych lub podjętychDziałań następczych i powodów takich działań;

f) Komisja – osoby wyznaczone zgodnie z Procedurą do przyjmowania i rozpoznania Zgłoszeń;

g) Naruszyciel – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjną nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazana w Powiadomieniu jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

h) Osoba pomagająca – osoba fizyczna powiązana z Sygnalistą, która pomaga Sygnaliście w Powiadomieniu w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

i) Osoba powiązana – osoba fizyczna, która pomaga Sygnaliście, która może doświadczyć Działań odwetowych, w tym współpracownik lub osoba najbliższa Sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (czyli małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, powinowaty w tej samej linii lub stopniu, osoba pozostająca w stosunku przysposobienia oraz jej małżonek, a także osoba pozostająca we wspólnym pożyciu);

j) Powiadomienie – Ujawnienie publiczne, Zgłoszenie, Zgłoszenie zewnętrzne

k) Procedura – niniejsza procedura zgłaszania naruszeń;

l) Sygnalista – osoba dokonująca Powiadomienia;

m) System – system informatyczny wskazany przez SPÓŁKĘ, służący dokonywaniu Zgłoszeń przez Sygnalistów; Dostęp do Systemu będzie możliwy poprzez witrynę https://thcpathfindervc.sygnalista.safeandtrust.eu/;

n) Ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;

o) Ustawa – ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;

p) Zgłoszenie – przekazanie SPÓŁCE Informacji o naruszeniu prawa zgodnie z niniejszą Procedurą;

q) Zgłoszenie zewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu Informacji o naruszeniu prawa.

4. Kto może dokonać Zgłoszenia

4.1. Sygnalistą może być m.in.:

a) pracownik, pracownik tymczasowy;

b) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowycywilnoprawnej;

c) stażysta, praktykant, wolontariusz;

d) wspólnik, członek organu SPÓŁKI (członek zarządu, rady nadzorczej), prokurent;

e) przedsiębiorca;

f) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy.

4.2. Sygnalistą może być także osoba fizyczna jeszcze przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w SPÓŁCE.

‌5. Co może być przedmiotem Zgłoszenia

5.1. Przedmiotem Zgłoszenia może być naruszenie prawa tj. działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

a) korupcji;

b) usług, produktów i rynków finansowych;

c) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu [AML];

d) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

e) ochrony konsumentów;

f) ochrony prywatności i danych osobowych;

g) zamówień publicznych;

h) bezpieczeństwa transportu;

i) zdrowia publicznego;

j) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

k) ochrony środowiska.

5.2. Zgłoszenie może dotyczyć też innych kwestii określonych w Ustawie (takich jak ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe, bezpieczeństwo żywności i pasz, zdrowie i dobrostan zwierząt, interesy finansowe Skarbu Państwa, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, rynek wewnętrzny Unii Europejskiej, w tym zasady konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowanie osób prawnych, konstytucyjne wolności i prawa człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt powyżej).

5.3. Procedura nie obejmuje w szczególności kwestii objętych:

a) przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;

b) tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych;

c) tajemnicą narady sędziowskiej;

d) postępowaniem karnym – w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności;

e) zamówieniami w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa.

WAŻNE: Procedura nie dotyczy kwestii pracowniczych (np. zarzutów o mobbing czy dyskryminację, roszczeń z umów o pracę, awansów) ani nie służy rozwiązywaniu konfliktów personalnych. Procedura nie dotyczy też np. roszczeń dostawców wynikających z zawartych umów czy reklamacji klientów.

5.4. Jeżeli Zgłoszenie nie będzie dotyczyło kwestii objętych Procedurą informacja o tym zostanie przekazana Sygnaliście za pośrednictwem Systemu.

6. Sposoby dokonywania Zgłoszeń

6.1. Zgłoszenia można przekazywać poprzez System.

6.2. SPÓŁKA udostępnia osobom uprawnionym do dokonania Zgłoszenia informację o tym, jak dokonać Zgłoszenia – w tym podaje link do Systemu poprzez umieszczanie przedmiotowej informacji na stronie www w zakładce „Sygnaliści”.

6.3. Zgłoszenie może być imienne lub anonimowe.

6.4. System wyświetla informacje i komunikaty ułatwiające wypełnienie formularza Zgłoszenia. Doformularza można załączyć pliki i dane, które dotyczą Zgłoszenia.

6.5. Sygnalista może pobrać kopię Zgłoszenia z Systemu lub ją wydrukować. Kopia Zgłoszenia zawiera adnotację o przyjęciu Zgłoszenia, która dodatkowo wyświetla się po jego wysłaniu. Ponadto System przesyła potwierdzenie dokonania Zgłoszenia, jeżeli Sygnalista podał adres e-mail do kontaktu.

6.6. Potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia nie oznacza, że jest ono zasadne a jedynie, że dotarło do SPÓŁKI i że zostanie rozpoznane (z wyłączeniem zgłoszeń nie objętych niniejszą Procedurą).

6.7. Zgłoszenie oznaczane jest indywidualnym, unikatowym kodem. Dokonując Zgłoszenia Sygnalista powinien pobrać i zapisać indywidualny kod, gdyż będzie on stanowił login pozwalający na ponowne zalogowanie się do Systemu. W celu ponownego zalogowania się do Systemu Sygnalista musi ustanowić własne hasło dostępu, zgodnie z wymaganiami Systemu.

6.8. Sygnalista odpowiada za zachowanie danych dostępowych i ich nieujawnienie osobom trzecim.

6.9. SPÓŁKA może też za pomocą Systemu zwrócić się do Sygnalisty z pytaniami dotyczącymi Zgłoszenia. Sygnalista otrzymuje powiadomienie o zamieszczeniu przez SPÓŁKĘ informacji w Systemie, pod warunkiem, iż w trakcie dokonywania Zgłoszenia podał swój adres mailowy. W przypadku jego niepodania Sygnalista zobowiązany jest samodzielnie weryfikować, czy wpłynęły pytania, informacje od SPÓŁKI.

7. Treść Zgłoszenia imiennego

7.1. Zgłoszenie imienne obejmuje Informację o naruszeniu prawa dotyczącym obszarów wskazanych powyżej (pkt 5). Zgłoszenie powinno zawierać jak najwięcej szczegółowych informacji, umożliwiających przeprowadzenie jego weryfikacji i rozważenie możliwych Działań następczych.

7.2. W Zgłoszeniu należy uwzględnić:

a) imię i nazwisko Naruszyciela oraz jego funkcję, ewentualnie inne dane pozwalające ustalić jego tożsamość, jeżeli dane te Sygnalista posiada;

b) imię i nazwisko Sygnalisty, a nadto jego dane kontaktowe; Sygnalista może podać dodatkowo inne dane, istotne z punktu widzenia przedmiotu Zgłoszenia, w tym np. informację o tym, jaka jest jego relacja z SPÓŁKA (np. pracownik, współpracownik, dostawca);

c) szczegółowe informacje dotyczące naruszenia prawa lub jego prawdopodobnego zaistnienia, w tym opis przedmiotowy, okoliczności przedstawianych zarzutów, podstawy zgłoszenia;

d) wszelkie dostępne dowody w formie dokumentów lub inne dostępne dowody na potwierdzenieinformacji zawartych w Zgłoszeniu (np. e-maile, skany dokumentów, kopie wiadomości itd.);

e) datę Zgłoszenia.

8. Treść Zgłoszenia anonimowego

8.1. Dążąc do zapewnienia jak najbardziej przejrzystej, bezpiecznej i skutecznej polityki przeciwdziałania naruszeniom SPÓŁKA przyjmuje i będzie rozpoznawać zgłoszenia anonimowe.

8.2. Dokonując Zgłoszenia anonimowego Sygnalista powinien podać wszystkie dane wymienione powyżej (w pkt 7), poza tymi, które mogą służyć jego identyfikacji.

WAŻNE: Jeżeli chcesz zachować anonimowość – masz taką możliwość. Jeśli dokonałeś Zgłoszenia poprzez System – możesz mimo tego kontaktować się z nami anonimowo za pośrednictwem Systemu i uzyskać za jego pośrednictwem informacje od nas, w tym zapoznać się z Informacją zwrotną. W takiej sytuacji ani administrator Systemu ani SPÓŁKA nie mają możliwości identyfikacji osoby dokonującej Zgłoszenia, jeśli nie poda ona swoich danych.

‌9. Podmiot odpowiedzialny w SPÓŁCE za podejmowanie Działań Następczych

9.1. SPÓŁKA ustanawia Komisję osób upoważnionych do przyjmowania i rozpoznawania Zgłoszeń (podejmowania Działań następczych). Komisja składa się z 3 (trzech) członków w tym Przewodniczącego oraz Wiceprzewodniczącego.

9.2. Komisja ma każdorazowo prawo zasięgnąć porad zewnętrznego eksperta – np. adwokata, radcy prawnego, dorady podatkowego, rzeczoznawcy – jeżeli przedmiot Zgłoszenia tego wymaga.

9.3. W żadnym wypadku członkiem Komisji nie może być:

a) bezpośredni przełożony Sygnalisty;

b) bezpośredni przełożony Naruszyciela;

c) przełożony wyższego stopnia osoby wskazanej jako Naruszyciel z tej samej linii raportowania,

d) członek zarządu odpowiedzialny za obszar, w którym pracuje Naruszyciel;

e) osoba będąca małżonkiem, krewnym, powinowatym lub pozostająca w stosunku prawnym lub faktycznym z Sygnalistą lub Naruszycielem, który może budzić wątpliwości co do jej bezstronności.

9.4. W przypadku, gdy okoliczność wykluczająca z członkostwa w Komisji powstanie lub ujawni się w toku podejmowania Działań następczych, członek Komisji, którego ta sytuacja dotyczy, zobowiązany jest powstrzymać się od dalszych działań w Komisji, poinformować o tym fakcie innych członków Komisji i podlega wykluczeniu ze składu Komisji. W takiej sytuacji przewodniczący Komisji powołuje do jej składu dodatkową osobę, chyba że z uwagi na liczbę pozostałych członków Komisji jej powołanie nie jest konieczne.

9.5. Skład Komisji w toku podejmowania Działań następczych powinien być niezmienny, z tym jednak zastrzeżeniem, iż wyboru uzupełniającego dokonuje się w przypadku:

a) śmierci członka Komisji;

b) rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku prawnego z członkiem Komisji;

c) złożenia rezygnacji z pełnionej funkcji przez członka Komisji;

d) podjęcia przez pozostałych członków Komisji decyzji o odwołaniu danej osoby z Komisji,

e) nieobecności w pracy członka Komisji, której czas trwania uniemożliwia rozpoznanie Zgłoszeniaw ustawowym terminie,

chyba że z uwagi na liczbę pozostałych członków Komisji wybór uzupełniający nie jest konieczny.

9.6. Odwołanie członka Komisji może nastąpić w przypadku powzięcia uzasadnionych lub istotnie uprawdopodobnionych informacji, że postępowanie członka Komisji narusza w sposób rażący postanowienia Procedury albo, że wszczęto wobec takiej osoby postępowanie o dopuszczenie się działań naruszających prawo.

9.7. Członkowie Komisji:

a) zobowiązani są do zachowania w poufności wszystkich faktów i danych zawartych w Zgłoszeniu oraz poznanych w toku prac i w związku z nimi,

b) zobowiązani są do podpisania oświadczenie, którego treścią jest zobowiązanie do zachowania poufności, stanowiące Załącznik nr 1 do Procedury;

c) niezwłocznie po zapoznaniu się z treścią Zgłoszenia zobowiązani są do złożenia oświadczenia, iż nie podlegają wyłączeniu z członkostwa w Komisji stosownie do postanowień Procedury, stanowiące Załącznik nr 2 do Procedury; ponadto członkowie Komisji są zobowiązani do informowania Komisji o każdej zmianie mającej wpływ na złożone oświadczenie i powstrzymania się od dnia jej zaistnienia od podejmowania jakichkolwiek czynności w prowadzonym postępowaniu;

d) nie mogą kopiować ani też w jakikolwiek sposób udostępnić lub rozpowszechniać jakichkolwiek dokumentów/informacji/danych dotyczących Zgłoszenia i prowadzonego w związku z nim postępowania, z wyjątkiem działań związanych z podejmowaniem Działań następczych.

10. Działania następcze – procedura postępowania ze Zgłoszeniami

10.1. Komisja podejmuje działania określone w postanowieniach poniżej postępując zgodnie z należytą starannością.

10.2. W ramach weryfikacji Zgłoszenia i oceny wstępnej:

a) Komisja weryfikuje, czy Zgłoszenie zawiera wszelkie dane wskazane w pkt 7 lub 8 powyżej, a nadto czy przedmiot Zgłoszenia jest zgodny z zakresem wskazanym w pkt 5 Procedury;

b) w przypadku, gdy Zgłoszenie nie zawiera wszelkich danych wskazanych w pkt 7 lub 8, Komisja wzywa Sygnalistę do uzupełnienia przedstawionych danych lub informacji za pośrednictwem Systemu.

10.3. Komisja nie podejmuje dalszego postępowania w przypadku, gdy:

a) Zgłoszenie nie dotyczy naruszeń wskazanych w pkt 5 lub

b) Zgłoszenie nie zawiera danych wystarczających do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i nie zostanie uzupełnione przez Sygnalistę.

10.4. Fakt braku wszczęcia postępowania Komisja odnotowuje w raporcie końcowym wraz ze wskazaniem uzasadnienia. Komisja informuje o tym Sygnalistę za pośrednictwem Systemu.

10.5. Z każdego posiedzenia Komisji sporządza się protokół, który jest podpisywany przez wszystkich członków uczestniczących w danym posiedzeniu. Protokół z posiedzenia zawiera w szczególności porządek posiedzenia, listę obecności członków Komisji, treść podjętych decyzji, treść przeprowadzonych czynności, w tym fakt złożenia przez świadków wyjaśnień. Protokół sporządza wyznaczony członek Komisji.

10.6. W każdym posiedzeniu Komisji powinno brać udział co najmniej 2 (dwóch) członków Komisji.

10.7. Posiedzenia Komisji winny odbywać się w miarę możliwości w formie stacjonarnej.

10.8. Komisja podejmuje decyzje zwykłą większością głosów.

10.9. Jeżeli w toku wyjaśniania danej sprawy zaistnieje konieczność wysłuchania świadków, fakt przeprowadzenia tej czynności utrwalany jest przez Komisję w protokole. Każdy świadek zobowiązany jest do zachowania w poufności wszelkich informacji i okoliczności związanych z prowadzonym postępowaniem, w tym o samym fakcie złożenia Zgłoszenia. Przed pierwszym wysłuchaniem członkowie Komisji pouczają świadka o zobowiązaniu do zachowania w poufności informacji i okoliczności, o których powziął wiedzę w związku z danym postępowaniem, w tym w toku przesłuchania. Fakt pouczenia świadka zostaje utrwalony w protokole.

10.10. Wszystkie dokumenty rozpatrywane lub powstałe w ramach prac Komisji, jak również protokoły z jego posiedzeń są tajne. Sygnalista ani Naruszyciel, ani świadkowie nie mają do nich wglądu – ani w trakcie prac Komisji prowadzącej postępowanie wyjaśniające, ani po ich zakończeniu.

10.11. Komisja rozpatruje zgłoszenia z zachowaniem zasad bezstronności i poufności, z poszanowaniem praw zarówno Sygnalistów, świadków, jak i Naruszyciela.

10.12. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego Komisja sporządza raport, który podpisują wszystkie osoby będące jej członkami na dzień sporządzania raportu. Członkowie Komisji mogą zgłosić zdania odrębne. Raport zawiera stwierdzone fakty, dowody jakie zebrano w toku postępowania, konkluzje i ich uzasadnienie oraz rekomendowane kroki, jakie powinno podjąć SPÓŁKA.

10.13. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego Komisja przekazuje Sygnaliście Informację zwrotną za pośrednictwem Systemu.

11. Czas trwania postępowania wyjaśniającego

11.1. Postępowanie wyjaśniające powinno zakończyć się w okresie 3 miesięcy od daty otrzymania Zgłoszenia, chyba że z uwagi na szczególne okoliczności zakończenie postepowania w tym czasie nie będzie możliwe.

11.2. SPÓŁKA jest obowiązane do przekazania Sygnaliście Informacji zwrotnej o Zgłoszeniu w ciągu 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia, lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, w ciągu 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania Zgłoszenia, chyba że Sygnalista nie podał danych kontaktowych.

12. Poufność

12.1. SPÓŁKA oraz członkowie Komisji obowiązani są do zachowania w poufności wszystkich faktów i danych zawartych w Zgłoszeniach oraz poznanych w toku prac i w związku z nimi, bezterminowo, od momentu ich pozyskania. Osoby nieupoważnione nie mają możliwości uzyskania dostępu do informacji objętych Zgłoszeniami.

12.2. SPÓŁKA zapewnia ochronę poufności tożsamości Sygnalisty i Naruszyciela w zakresie umożliwiającym bezpośrednią lub pośrednią identyfikację tych osób. Zgłoszone informacje są ujawniane z zasadą ograniczonego dostępu, na podstawie pisemnych upoważnień.

12.3. System zapewnia poufność danych poprzez metody szyfrowania kryptograficznego.

12.4. SPÓŁKA informuje, iż:

a) dane zawarte w Zgłoszeniu nie są wykorzystywane do celów innych niż procedowanie danego Zgłoszenia i podejmowanie Działań następczych oraz dochodzenia lub obrony przed roszczeniami
b) stosowane są odpowiedne zabezpieczenia techniczne i organizacyjne dla zachowania poufności;
c) dane przechowywane są tylko przez okres określony w przepisach prawa.

13. Raport i środki sankcyjne

13.1. W toku postępowania wyjaśniającego Komisja ustala, czy i jakie środki sankcyjne należy podjąć wobec Naruszyciela.

13.2. W razie uznania Zgłoszenia lub powziętych informacji za prawdziwe i zasadne, SPÓŁKA może – stosownie do okoliczności – podjąć między innymi następujące kroki:

a) Zastosować w stosunku do Naruszyciela kary dyscyplinarne, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa;
b) Zmienić Naruszycielowi warunki pracy i płacy lub warunki współpracy, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa;
c) rozwiązać z Naruszycielem stosunek pracy/ inny stosunek prawny, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa;
d) wprowadzić lub zmodyfikować procedury lub regulaminy, których celem będzie wyeliminowanie stwierdzonych lub możliwych naruszeń;
e) wprowadzić cykliczny i stały audyt obszaru, w którym stwierdzone zostały naruszenia lub naruszenia takie mogły powstać;
f) podjąć inne działania zgodne z obowiązującym w tym zakresie przepisami prawa, w tym złożyć zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa lub zawiadomić właściwe organy władzy publicznej.

14. Dokonywanie zgłoszeń zewnętrznych

14.1. SPÓŁKA informuje, iż zgłaszający może każdorazowo dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania Zgłoszenia zgodnie z niniejszą Procedurą. Zgłoszeniem zewnętrznym jest przekazanie Informacji o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo innemu właściwemu organowi publicznemu.

14.2. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane:

a) w postaci papierowej – na adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie;
b) w postaci elektronicznej – na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej, lub adres do doręczeń elektronicznych, wskazane przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub właściwy organ publiczny przyjmujący zgłoszenie, lub za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez organ publiczny,
c) ustnie – w sposób wskazany przez dany organ.

14.3. Dokonywanie zgłoszeń zewnętrznych z pominięciem Procedury może nastąpić zwłaszcza w wypadkach, gdy:

a) SPÓŁKA nie podejmie Działań następczych lub nie przekaże Sygnaliści Informacji zwrotnej w terminie 3 miesięcy od dokonania Zgłoszenia;
b) Sygnalista ma uzasadnione podstawy by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności ryzyka nieodwracalnej szkody;
c) dokonanie Zgłoszenia narazi Sygnalistę na Działania odwetowe;
d) istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez SPÓŁKĘ w przypadku Zgłoszenia, z uwagi na szczególne okoliczności, np. możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienie zmowy między SPÓŁKĄ a Naruszycielem lub udział SPÓŁKI w naruszeniu.

15. Działania odwetowe

15.1. SPÓŁKA zapewnia, iż wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane Działania odwetowe, w tym próby lub groźby stosowania takich działań.

15.2. Za działania odwetowe uważa się, w szczególności:

a) odmowę nawiązania stosunku pracy;
b) wypowiedzenie lub rozwiązanie stosunku pracy bez wypowiedzenia;
c) nie zawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji, gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
d) obniżenie wynagrodzenia za pracę;
e) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
f) niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
g) negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy;
h) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze.

15.3. SPÓŁKA może jednak podjąć działania wskazane w pkt. 15.2 powyżej, o ile są one obiektywnie uzasadnione a nie służą jedynie reperkusjom za dokonane Zgłoszenie.

15.4. Do kategorii Działań odwetowych zalicza się również próbę lub groźbę stosowania takich działań.

15.5. Ochroną przed Działaniami odwetowymi obejmuje się także Osoby pomagające i Osoby powiązane.

WAŻNE: SPÓŁKA mając na uwadze ochronę dóbr osobistych i godności Sygnalistów oraz zapewnienie zgodności prowadzonych działań z obowiązującym prawem uznaje za naganne i niedopuszczalne wszelkie działania lub zachowania mające postać Działań odwetowych. Działania odwetowe mogą przybierać różnorodne formy w zależności od okoliczności.

15.6. Sygnalista podlega ochronie wskazanej powyżej, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem Powiadomienia jest prawdziwa i że stanowi Informację o naruszenia prawa.

WAŻNE: Sygnalista podlega ochronie pod warunkiem, że działa w dobrej wierze.

16. Ochrona danych osobowych

16.1. Dane osobowe Sygnalisty oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba, że Sygnalista wyraźnie udzielił zgody na ujawnienie jego danych.

16.2. Wraz z potwierdzeniem dokonania Zgłoszenia Sygnalista otrzymuje informację dotyczą przetwarzania jego danych osobowych.

16.3. SPÓŁKA ma prawo zbierać i przetwarzać dane osobowe Naruszyciela w celu weryfikacji Zgłoszenia i podjęcia Działań następczych.

16.4. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem Zgłoszenia lub podjęciem Działań następczych oraz dokumenty związane z tym Zgłoszeniem są przechowywane przez SPÓŁKĘ nie dłużej niż przez okres 3 lat po zakończeniu roku, w którym zakończono Działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

16.5. Administratorem danych zgromadzonych Zgłoszeniu, w toku postępowania oraz w rejestrze, o którym mowa w pkt 18, jest SPÓŁKA.

17. Rejestr zgłoszeń

17.1. SPÓŁKA prowadzi rejestr Zgłoszeń. Za prowadzenie rejestru odpowiada Przewodniczący Zespołu.

17.2. Wpisowi do rejestru podlega każde Zgłoszenie w zakresie:

a) numer Zgłoszenia;

b) opis przedmiotu naruszenia prawa;

c) dane osobowe Sygnalisty (jeżeli zostały podane) oraz Naruszyciela;

d) adres do kontaktu Sygnalisty (jeżeli zostały podany);

e) datę dokonania Zgłoszenia;

f) informację o podjętych Działaniach następczych;

g) datę zakończenia sprawy.

17.3. Dane zawarte w rejestrze są przechowane przez okres 3 lat:

a) po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono Działania następcze, lub

b) po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

18. Postanowienia końcowe

18.1 Załączniki do Procedury

1) Oświadczenie o zachowaniu poufności
2) Oświadczenie członka komisji